Учёт должны вести физические лица, организованные партнёрства, корпорации и трасты указанные ниже:
Примечание
Даже неактивные корпорации и холдинги должны вести определённые записи.
Вот список способов, которыми вы можете вести учёт:
Подтверждающие документы требуются для каждого из вышеуказанных методов и могут храниться в бумажном или электронном формате (включая формат электронных изображений).
Ваши журналы учёта и записи:
Вы несёте ответственность за ведение учёта, если вы ведёте бизнес или занимаетесь коммерческой деятельностью в Канаде.
Примечание
Лица, занимающиеся более чем одним бизнесом, должны вести отдельные записи для каждого бизнеса.
Ваши записи в бумажном или электронном формате должны:
Ваши записи должны храниться по месту вашего бизнеса или по месту жительства в Канаде, если только CRA не дает вам разрешение вести их в другом месте.
Чтобы запросить разрешение, напишите в налоговую службу CRA.
После проведения проверки, налоговая служба Канады сообщит вам в письменной форме, есть ли у вас разрешение и какие применяются условия, если таковые имеются.
Когда CRA дает вам разрешение хранить ваши записи за пределами Канады, они должны быть доступны в Канаде для ознакомления по запросу. В противном случае вы должны разрешить должностным лицам Канадского налогового управления просматривать записи, отправляясь в страну, где они ведутся, за счет вашего бизнеса.
Вы должны хранить все записи и подтверждающие документы, необходимые для определения ваших налоговых обязательств и прав, в течение шести лет.
Этот шестилетний период начинается в конце налогового года, к которому относятся записи.Налоговый год - это финансовый период для корпораций и календарный год для всех других налогоплательщиков.
Записи и подтверждающие документы, касающиеся долгосрочных приобретений и выбытия имущества, реестра акций и другой исторической информации, которая может повлиять на продажу, ликвидацию или ликвидацию бизнеса, должны храниться в течение неопределенного периода времени.
Примечание
Налоговое управление может потребовать от вас вести учет в течение дополнительного периода времени. В этом случае вы получите подробную информацию заказным письмом или по требованию, лично поданному одним из наших представителей.
Если вы получите письменное разрешение от CRA, вы можете уничтожить свои книги и записи раньше, чем шестилетний период, упомянутый выше.
Чтобы получить разрешение, заполните форму T137 «Запрос на уничтожение книг и записей» или напишите в налоговую службу.
Примечание
Разрешение CRA распространяется только на записи, которые должны храниться в соответствии с налоговым законодательством. CRA не имеет права утверждать уничтожение документов, которые должны храниться в соответствии с другими федеральными, провинциальными, территориальными и муниципальными законами.
Если вы уничтожите бумажные или электронные записи без явного разрешения CRA, вас могут преследовать в судебном порядке.
Если вы вычитаете взносы в Канадский пенсионный план (CPP), страховые взносы по трудоустройству (EI) или подоходный налог из выплачиваемых вами заработных плат или других сумм, вы должны вести учет:
часов, отработанных каждым сотрудником;
взносы CPP, премии EI или налоги, которые вы удержали.
Вы также должны хранить следующие документы:
Форма TD1 «Персональный налоговый кредит», которую должны заполнить все сотрудники;
Письма из CRA, позволяющие сократить налоговые вычеты для определенных сотрудников за определенный год если имеются; и
все информационные формы выданные и посланные в CRA (T4, T4 Summary).
Вы должны хранить все эти записи, чтобы CRA могли проверить или просмотреть их по запросу.
Предприятия, которые используют сервисные бюро, по расчёту заработной платы или аналогичные учреждения для управления функциями заработной платы, по-прежнему несут ответственность за ведение записей в течение указанного периода времени, обычно шести лет. Записи о заработной плате могут храниться в бумажном или электронном формате. Мы рекомендуем вам хранить электронные копии ваших записей в вашем офисе.
