Хто зобов’язаний вести облік
Вести облік потрібно, якщо ви:
- ведете бізнес або іншу комерційну діяльність
- зобов’язані стягувати чи сплачувати податки, наприклад GST/HST або утримання із зарплати
- зобов’язані подавати декларацію з податку на прибуток або GST/HST
- подаєте заяву на повернення GST/HST
Облік ведуть також благодійні та неприбуткові організації і трасти, а ще неактивні корпорації та холдингові компанії. Якщо у вас кілька видів бізнесу, ведіть облік окремо для кожного.
Що зберігати
Облік — це ваші книги та документи, на яких ґрунтується кожен запис:
- рахунки на продаж, чеки та договори
- банківські виписки та виписки за кредитними картками, квитанції про депозити та погашені чеки
- документи щодо зарплати, якщо у вас є працівники
- ваші декларації з податку на прибуток і GST/HST та повідомлення CRA про нарахування
- журнал поїздок для кожного авто, яке ви використовуєте для бізнесу
- документи про купівлю та продаж майна й обладнання
Записи мають бути повними й достовірними, щоб за ними можна було розрахувати, скільки ви винні і на що маєте право.
Паперові чи електронні
Підходять і ті, і ті, але правила різні:
- Електронний документ зберігайте в електронному вигляді. Якщо документ створено, надіслано чи отримано в електронному вигляді, зберігайте електронну версію, навіть якщо ви його роздрукували.
- Сканування паперів. Скани вважаються оригіналами, якщо ви дотримуєтеся правил сканування. Після цього папір можна знищити.
- Зміна програми. Збережіть можливість відкривати старі дані або заздалегідь вивантажте їх у читабельний формат.
- Резервні копії. Робіть копії електронних записів і перевіряйте, що їх можна відновити.
Де зберігати
Зберігайте записи за місцем ведення бізнесу або вдома в Канаді. Щоб зберігати їх деінде, потрібен письмовий дозвіл CRA, зокрема для електронних записів, які зберігаються за кордоном, навіть якщо ви відкриваєте їх із Канади. На запит CRA записи потрібно надати.
Скільки зберігати
| Записи | Строк зберігання |
|---|---|
| Більшість записів | Шість років від кінця податкового року, до якого вони належать |
| Записи до декларації, поданої із запізненням | Шість років від дати подання |
| Купівля та продаж майна, реєстр акцій і все, що важливо в разі продажу чи ліквідації бізнесу | Безстроково |
| Записи ліквідованої корпорації | Два роки після ліквідації |
| Записи щодо заперечення чи оскарження | Доки спір не вирішено і не минув строк оскарження, якщо це пізніше за шість років |
Податковий рік для фізичних осіб — календарний рік, для корпорацій — фінансовий період. Щоб знищити записи раніше, зверніться до CRA з формою T137 або письмовим запитом. За знищення записів без дозволу можуть притягнути до відповідальності, а дозвіл CRA не поширюється на записи, які вимагають зберігати інші закони.
Документи щодо зарплати
Якщо у вас є працівники, зберігайте також відпрацьовані години кожного, суми утримань і перерахувань, їхні форми TD1, листи CRA про зменшення утримань і копії всіх довідок і декларацій. Це потрібно, навіть якщо зарплату за вас нараховує стороння компанія.